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La falta de sanciones a los entes públicos de la entidad, provoca que los archivos sean manipulen a discreción y se pierdan a pesar de existir una Ley de Archivos para el Estado de Tlaxcala, ya que no hay un control de los mismos, de ahí que se hace urgente digitalizar los mismos, con la finalidad de que exista un respaldo y continuidad en la gestión pública.
Al respecto, Rosalba de las Mercedes Vélez experta en archivística de la república de Colombia, explicó después de presentar su conferencia Magistral denominada "Archivos Históricos contra Documentos Electrónicos" promovida por la Caiptlax, la especialista detalló que “el riesgo es que hay artículos que no están claros y las organizaciones desvirtúan los procesos que son equivocados”.
En entrevista admitió, que derivado de que no existe un control en el manejo de los mismos, otros de los riesgos es el no sancionar a los entes públicos, acción que provoca el incumplimiento; “los riesgos de optimizar es que no hay personal capacitado, y arriesgarse a que ese proyecto se dé…faltaría voluntad política de los responsables de los archivos en las dependencias, actitud, y que los entes les den las herramientas necesarias”.
Por lo anterior, Rosalba de las Mercedes resaltó que se requiere de hacer un respaldo y conservarlos ya que cuando son digitalizados de forma ordenada además de que se implementaría una política de cero papel; “contribuye a minimizar los documentos y hacer que el desperdicio de papel sea controlado”.
A pesar de que en la entidad se cuenta con la normatividad de archivos por medio de una Ley que se tiene en Tlaxcala, sin embargo se hace necesario que “se capaciten y se sensibilicen los entes públicos porque si no se desvirtúan las normas se convertiría en un desastre”.
Sostuvo que más que desventajas ha habido muchas ventajas, empero se requiere que todos los funcionarios públicos entren en esa dinámica, con la desventaja que el personal no esté debidamente capacitado.
Ejemplificó que en el caso de la república de Colombia, lo que ha contribuido para poder despuntar en la implementación de los archivos electrónicos se debe a las multas a las que son sometidos los niveles de gobierno; “algunas sanciones son de 25 a 30 mil dólares hasta que se cumpla, situación que obliga a los diferentes niveles de gobierno a cumplir”.
Aunado a que en su país de origen, una práctica de transparencia obligatoria se debe a que todos los entes públicos están obligados a subir toda la información a la web, hecho que ha arrojado buenos logros, que en comparativo con la entidad tlaxcalteca dista mucho en ese rubro, ya que la opacidad permea en un alto número de sujetos obligados.
Por otra parte, la experta en el manejo de información pública, resaltó que en el caso de México y ante el relevo de las autoridades municipales como no existe una reglamentación de los archivos, cuando salen de sus respectivas encomiendas dejan vacíos los archivos, por lo que consideró urgente que; “debería haber sanción para personas que se llevan documentos ya que no se desarrolla un plan de acción”.
Además consideró que esa medida debería ser legislada al respecto, para tener organización y poner orden con las autoridades salientes y las entrantes que permita poder trabajar en equipo y solidariamente ya que evitaría la fuga de información.
Finalmente, Rosalba de las Mercedes Vélez avizoró que en un par de años, habrán de verse reflejados los resultados de darse la digitalización de los archivos, ya que además de que optimizará tiempos, permitirá que el acceso a los mismos además de que sean controlados, servirán como soporte de la vida de los diferentes órdenes de gobierno.
La experta en el manejo de archivos fue invitada a presentar su ponencia al Estado de Tlaxcala por dos de los comisionados de la Caiptlax, Mayra Romero Gaytán y Miguel Ángel Carro Aguirre.