La pandemia y el aislamiento modificaron para siempre la manera de trabajar. El trabajo asíncrono ganó terreno entre las empresas y cada vez son más las opciones y herramientas que hay para realizarlo.
Se entiende por trabajo asíncrono a la manera de trabajar en equipo de manera diferida en el tiempo, esto es, en distintos momentos del día. Claro que para poder organizar esta forma es necesario tener un cronograma de trabajo claro y así poder cubrir todo el día y las franjas horarias. Pero además contar con las herramientas tecnológicas al día para no fracasar en el intento.
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Características del trabajo asíncrono
Lo primero a tener en cuenta es que, a diferencia de los modelos de trabajo tradicionales, esta modalidad no requiere que todos los empleados estén disponibles y trabajen en las mismas franjas horarias. Es decir que la interacción no se produce en tiempo real, por lo que los participantes no tienen porqué estar conectados en el mismo espacio de tiempo.
Sus principales características son:
- Independiente del lugar. No hay oficinas comunes en esta práctica. Las personas que participan en el proceso de comunicación no tienen que estar en el mismo espacio físico y se comunican por internet.
- Independiente del tiempo. No es necesario que todos los que están trabajando estén conectados de manera simultánea en la conversación, por lo que el intercambio de información es más lento pero más reflexivo porque se piensan más las respuestas.
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Cinco herramientas asincrónicas para el trabajo a distancia
Loom: Este es un software de grabación de pantalla que permite que su equipo global se comunique y colabore de forma asíncrona. Esta herramienta permite grabar usando la cámara de pantalla y audio para enviar videos rápidos a su equipo, clientes o socios. Es clave para reducir el tiempo de las reuniones y ganar horas de trabajo.
Este dato es fundamental ya que, según un reciente estudio, asistir a reuniones no críticas desperdicia alrededor de USD 25.000 por empleado anualmente, y hasta USD 101 millones al año para cualquier organización con más de 5.000 empleados.
Slack: Es sin dudas una de las aplicaciones que más se utiliza en la actualidad. Una herramienta de comunicación interna que conecta al equipo global y su trabajo en una sola plataforma. Este sistema permite crear canales que agrupen a los empleados según los departamentos, proyectos o incluso sus pasatiempos, lo que sea.
La importancia de estos canales es que se pueden generar los espacios que realmente le importan a quienes están dentro. Los canales permiten a los empleados interactuar en todo lo relacionado con un tema, proyecto o equipo.
Calendly: Es de vital importancia para el trabajo asíncrono si lo que se busca es hacer las cosas fáciles y tener organizada la rutina. Es una plataforma de automatización de programación que elimina la molestia de enviar varios correos electrónicos para planificar una cita.
Entre las ventajas más destacadas de esta herramienta podemos encontrar: programar reuniones en su sitio web, se puede armar una lista con información basada en datos, como días de reuniones populares, mejores empleados y más y además se pueden conectar hasta calendarios por usuario.
Miro: Esta plataforma en línea de pizarras de colaboración es ideal para que los equipos puedan trabajar en distintos lugares como si estuviesen en una misma oficina. Con esta herramienta se puede aprovechar todo el conjunto de capacidades de colaboración, además de facilitar el trabajo en equipo interdisciplinario y armar distintas reuniones y talleres, usar el videochat y hacer presentaciones.
Miro está diseñada para aumentar la creatividad ya que les da poder a los equipos de diseño de las empresas, pero además apunta al desarrollo e ingeniería para que todos estén alineados e innoven en una plataforma que haga todo posible en tiempo real.
Buzón: Teniendo en cuenta que la seguridad de los datos es una prioridad principal para las empresas globales, esta aplicación de Dropbox utiliza la última tecnología de encriptación para garantizar que todos los datos se almacenen de forma segura.
Según los expertos, el 74% de las organizaciones atribuye los ataques cibernéticos recientes que impactaron en el negocio a las vulnerabilidades tecnológicas del trabajo remoto. Esta aplicación llegó para resolver el problema.
Con todas las herramientas ya sobre la mesa, ahora podemos destacar algunos de los beneficios de la comunicación asíncrona:
- Alivia el estrés de la jornada laboral: Los empleados tienen más tiempo de atender los mensajes y de esta manera les alivia mucho el estrés de tener que responder de manera inmediata.
- Más control sobre la jornada laboral: Pueden dedicarle más tiempo continuo al trabajo y programar el momento exacto en el que van a responder a los mensajes.
- Crea un documento vivo: Gracias a que se hace por medio de la escritura, todo trabajo asíncrono se convierte en documentación instantánea a la que se puede hacer referencia indefinidamente, a diferencia de las discusiones en persona.
- Colaboración perfecta entre zonas horarias: Como no hay una respuesta inmediata, los miembros del equipo de todo el mundo pueden colaborar en un proyecto. Esto le permite contratar y utilizar empleados productivos desde casi cualquier lugar.
- Planificación mejorada: Como el trabajo asíncrono no depende de la entrada inmediata, todos los miembros del equipo deben planificar con anticipación para trabajar en proyectos y procesos con miembros remotos del grupo de trabajo.
El trabajo asíncrono ya es una realidad y es imprescindible que las empresas sepan que existen herramientas digitales que ayudan a los empleados y mejoran la calidad laboral. La pandemia aceleró los tiempos pero hoy no hay nadie que no se suba a estas nuevas formas de trabajo por lo que la información es el primer paso para lograr el éxito.